Lyd- og billedeoptagelser

^{Version 1, 2023}

1. Indledning

Menighedsråd kan blive mødt med et ønske fra enten tilhørere til et menighedsrådsmøde eller en ansat, om at lyd- eller videooptage et møde fx med sin mobil. Denne vejledning beskriver, i hvilke situationer lyd- og/eller billedoptagelse kan være tilladt, og hvilke situationer menighedsråd skal være særligt opmærksomme på.

2. Lydoptagelser fra telefonsamtaler

Menighedsråd kan opleve, at en borger har optaget en telefonsamtale, vedkommende har haft med fx menighedsrådsformanden. Samme situation kan opstå på kirkekontoret.

Hovedreglen er, at det ikke er strafbart at lydoptage en samtale mellem fx en borger og en myndighed, så længe man selv er part i samtalen. Det gælder også, selvom den anden part, fx menighedsrådet, ikke bliver oplyst om, at telefonsamtalen optages.

Det følger af straffelovens § 263, stk. 1, nr. 2, at hvis man hemmeligt aflytter eller optager udtalelser fremsat i enerum, telefonsamtaler eller anden samtale mellem andre eller forhandlinger i et lukket møde, som den pågældende ikke selv deltager i, eller hvortil den pågældende uberettiget har skaffet sig adgang, kan straffes med fængsel i indtil 6 måneder.

Det vil sige, at optagelse af telefonsamtaler eller andre samtaler, som den pågældende selv deltager i, falder uden for denne bestemmelse. Det gælder også i tilfælde, hvor den anden part ikke er vidende om, at optagelsen finder sted. Det vil derfor være lovligt, at en borger optager en telefonsamtale med fx menighedsrådsformanden.

Borgeren, der har optaget samtalen, kan alene bruge den til sin egen dokumentation for samtalens indhold. Afspilning af samtalen i offentligheden eller videregivelse vil forudsætte, at den, der er blevet optaget, giver sit samtykke.

2.1. Forholdet til databeskyttelsesreglerne

Optagelse af telefonsamtaler spiller også sammen med reglerne om databeskyttelse. Uanset hvad formålet med at optage en telefonsamtale er, skal en optagelse ske i overensstemmelse med reglerne i databeskyttelsesforordningen og databeskyttelsesloven.

For at kunne optage telefonsamtaler uden samtykke fra den registrerede, er det en betingelse at behovet for at kunne dokumentere samtalens indhold i praksis reelt ikke kan opfyldes på anden vis.

Databeskyttelsesregler træder i kraft, så snart man behandler personoplysninger, herunder også hvis man optager en samtale. Efter databeskyttelsesloven er det også en betingelse, at indsamlingen af personoplysninger har en saglig grund. Samtidig må man som dataansvarlig kun opbevare de oplysninger, som er nødvendige til formålet og ikke i længere tid, end det er nødvendigt.

2.2. Særligt om ansættelsesforhold

Man må i sit ansættelsesforhold ikke lave skjulte lydoptagelser af nogen uden deres vidende, medmindre det sker med en tilstrækkelig saglig grund. En saglig grund kan være, at man vil varetage sine egne interesser, fx hvis man har mistanke om, at man er på vej til at blive afskediget, hvor man har en berettiget formodning om, at ens rettigheder i den situation vil blive krænket, og man derfor vil sikre sig bevis for det. Det vil dog altid i den enkelte sag være en konkret vurdering, om grunden til lydoptagelsen er tilstrækkeligt saglig. Det gælder både hvis man optager en samtale med sin leder, men også hvis man optager en samtale med en kollega.

Hvis der ikke er en saglig grund til lydoptagelsen, kan det blive anset for at have karakter af en grov misligholdelse af ansættelsesforholdet, hvilket i værste fald kan føre til en bortvisning.

Man skal være opmærksom på, at databeskyttelsesreglerne også finder anvendelse i dette tilfælde, og derfor skal man som udgangspunkt oplyse den optagede part så hurtigt som muligt, at vedkommende er blevet optaget.

3. Lyd- og billedoptagelser fra fysiske møder

Menighedsråd kan opleve, at en borger har optaget en samtale vedkommende har haft med fx menighedsrådsformanden, ved et fysisk møde. Samme situation kan opstå på kirkekontoret, hvor ansatte kan opleve, at en borger har optaget en samtale. På samme måde kan menighedsrådet opleve, at en borger videooptager et møde uden menighedsrådets vidende.

3.1. Lydoptagelse

Reglerne om lydoptagelse fra fysiske møder er enslydende med reglerne om lydoptagelse fra telefonsamtaler. Hovedreglen er derfor, at det ikke er strafbart at lydoptage en samtale mellem fx en borger og en myndighed, så længe man selv er part i samtalen. Det gælder også, selvom den anden part, fx menighedsrådet, ikke bliver oplyst om, at samtalen optages.

Det vil sige, at optagelse af samtaler i et fysisk møde, som den pågældende selv deltager i, falder uden for denne bestemmelse. Det gælder også i tilfælde, hvor den anden part ikke er vidende om, at optagelsen finder sted. Det vil derfor være lovligt, at en borger optager en samtale med fx menighedsrådsformanden eller en medarbejder.

3.2. Billedoptagelse

Hvis en mødedeltager, fx en borger, ønsker at billed- og videooptage et møde, så skal borgeren altid oplyse om, at vedkommende gerne vil lave sådan en optagelse. Her er det vigtigt at understrege, at man ikke er forpligtet til at acceptere dette. Man kan dog vælge at give samtykke til optagelsen efter at have fået oplyst, hvad formålet med billed- og videooptagelsen er.

I dag har mange let adgang til optagelser via mobiler, og man kan som menighedsråd og ansat opleve, at der bliver filmet til forskellige aktiviteter der afholdes, fx en fastelavnsgudstjeneste. Som udgangspunkt er en sådan helt almindelig optagelse en accepteret del af vores hverdag, og ikke noget der kræver samtykke.

3.3. Særligt om møder mellem myndighed og borger

Beslutningen om, hvorvidt en borger kan få tilladelse til at optage en samtale, som vedkommende har med en offentlig myndighed, er en procesledende beslutning. Rammerne for en procesledende beslutning kan være reguleret i loven, fx forvaltningsloven eller i andre forvaltningsretlige regler, herunder forvaltningsretlig praksis.

Ombudsmanden har i sin udtalelse FOB 05.578 udtalt sig om optagelser af møder mellem borger og myndighed. Ombudsmanden udtaler, at der efter hans opfattelse ikke er noget til hinder for, at en myndighed accepterer at en borger optager møder mellem borgeren og myndigheden. Ombudsmanden udtaler videre, at lydoptagelser af møder mellem borgere og forvaltning kan tjene to saglige formål; dels at sikre dokumentation for hvad der er sket og sagt under mødet, og dels at hjælpe navnlig borgeren til at huske og bearbejde indholdet af mødet.

Ombudsmanden konkluderer, at en borger ikke har krav på at optage sine møder med myndigheden. Eventuelle begrænsninger i borgerens muligheder for at optage et møde skal fremsættes på et sagligt grundlag.

Offentlige myndigheder sætter selv rammerne for de møder som myndigheden holder, men menighedsrådet skal være opmærksom på, at man som menighedsråd ikke kan give en borger tilladelse til at optage et møde, og derefter give afslag til en anden borger uden en saglig begrundelse.

Der kan dog være situationer, hvor man alligevel giver tilladelse til at optage fra et møde ud fra princippet om god forvaltningsskik. Det kan fx være under hensyn til borgerens personlige forhold, hvis borgeren på grund af personlige forhold ikke i tilstrækkeligt omfang vil kunne forstå eller fastholde sagsgangen eller sagens indhold uden mulighed for at afholde og optage samtaler med en myndighed. Menighedsrådet kan ikke konkret beslutte sig for altid at give afslag på at optage fra et møde. Der skal i hvert enkelt tilfælde ske en konkret vurdering i forhold til borgerens personlige forhold.

4. Optagelse af digitale møder

Når man optager digitale møder, som afholdes på fx Teams, laver man en behandling af personoplysninger, og optagelsen af mødet skal derfor ske i overensstemmelse med databeskyttelsesreglerne. Der stilles i den forbindelse en række krav til blandt andet saglighed og nødvendighed, ligesom der skal være hjemmel til at behandle oplysningerne.

Databeskyttelsesreglerne indeholder ikke særskilte regler om optagelse af digitale møder. Man er derfor nødt til at vurdere fra gang til gang, om det er i orden at optage et digitalt møde. Man vurderer på baggrund af omstændighederne ved mødet, herunder hvem der deltager og deltagernes indbyrdes forhold, og hvad formålet med at optage mødet er.

Datatilsynet har udtalt, at hvis man ønsker at optage et digitalt møde for at kunne dokumentere, hvad der er sket og sagt under mødet, fordi det i praksis ikke er muligt at dokumentere mødets indhold på anden vis, kan det gøres uden samtykke fra øvrige deltagere. Men hvis det fx er muligt at skrive et referat fra mødet uden at det optages, vil det ikke være i orden at optage mødet uden samtykke.

Hvis man vælger at optage et møde, skal man huske at overveje, hvor længe det er nødvendigt at opbevare optagelsen. Når det ikke længere er relevant at opbevare optagelsen, skal den slettes.