Sammenlægning af menighedsråd

Version 6, april 2024

1. Indledning

To eller flere menighedsråd i et provsti kan efter menighedsrådslovens § 1, stk. 3, sammenlægge deres menighedsråd til et fælles menighedsråd, uden at dette skal godkendes af Kirkeministeriet. Sognene vil stadig være selvstændige sogne, idet der ikke er tale om en sognesammenlægning, men alene en sammenlægning af menighedsrådene.

2. Beslutningsprocessen

Menighedsrådene afholder hver for sig - eller sammen - et møde, hvor man drøfter, om rådene skal sammenlægges. Hvert råd skal dog træffe beslutningen for sig, som føres til protokol. Det enkelte menighedsråd er beslutningsdygtigt, når mindst halvdelen af medlemmerne er til stede. Beslutningen i det enkelte råd træffes ved simpelt flertal.

Menighedsrådene skal tage stilling til:

1. Hvor mange menighedsrådsmedlemmer skal der være i det fælles råd - § 2, stk. 5, 1. pkt., og 2. pkt.
2. Hvor mange menighedsrådsmedlemmer skal der være fra hvert sogn - § 2, stk. 5, 3. pkt.
3. Om der skal være mere end en kirkeværge - § 9, stk. 1.
4. Hvad menighedsrådet skal hedde. Navnet på rådet, må rådene selv bestemme. Der er ikke noget krav i lovgivningen om, at det skal forelægges for Stednavneudvalget, ligesom der ikke er tekniske restriktioner. Vær opmærksom på, at en sognesammenlægning kræver forelæggelse for Stednavneudvalget.

Når menighedsrådene har vedtaget at oprette et fælles menighedsråd, skal hvert sogn afholde et menighedsmøde (§ 1, stk. 3).

Den enkelte menighedsrådsformand fastsætter tid og sted for menighedsmødet. Hvis sognene holder menighedsmøderne hver for sig, kan det være en god idé at invitere de øvrige deltagende sognes menighedsrådsformænd. Menighedsmøderne kan dog også afholdes som ét samlet møde. 

På menighedsmødet skal menighedsrådet orientere menighederne om menighedsrådets beslutning om sammenlægningen til et fælles menighedsråd.

Orienteringen skal indeholde oplysning om:

1. Begrundelsen for sammenlægningen.
2. Antallet og fordelingen af menighedsrådsmedlemmer.
3. Eventuelt beslutningen om at opretholde to eller flere kirkeværger.

Menighederne skal derefter tage endelig stilling til sammenlægningen (§ 1, stk. 3, jf. § 41). Der kan kun stemmes ved personligt fremmøde. Hvis menighedsmødet afholdes som ét samlet møde, skal afstemningen fortsat ske hvert sogn for sig.

Når menighederne har godkendt sammenlægningen, indsender menighedsrådene resultaterne via provstiudvalget til biskoppen, der tager beslutningen til efterretning. Biskoppen sender kopi af efterretningen til Kirkeministeriet, der registrerer sammenlægningen i systemerne. Biskoppen skal ikke godkende sammenlægningen, da menighedsrådene/menighederne selv har kompetencen til at træffe afgørelsen.

Ved sammenlægning over provstigrænser sørger biskoppen for, at sagen sendes til Kirkeministeriet med henblik på dispensation.

Den beskrevne beslutningsproces gælder også, hvor et allerede eksisterende fælles menighedsråd ønsker at optage endnu et menighedsråd i fællesskabet - eller hvis der skal ske opløsning af et fælles menighedsråd, jf. nedenfor under punkt 8.

3. Sammensætningen af det fælles menighedsråd – og valg

Sammenlægning af menighedsråd kan ske på hvilket som helst tidspunkt i funktionsperioden. Man bør dog holde sig for øje, at hvis sammenlægningen ikke sker i umiddelbar samtid med menighedsrådsvalg, da skal der som udgangspunkt afholdes nyvalg i de deltagende sogne. Kirkeministeriet har imidlertid mulighed for at dispensere fra udgangspunktet om nyvalg. Når biskoppen sender kopi af efterretningen til Kirkeministeriet, kan han samtidig anmode om dispensation fra nyvalg.

Når man skal fastsætte antal menighedsrådsmedlemmer i det fælles menighedsråd, kan antallet af medlemmer

• højest udgøre summen af det antal valgte medlemmer, som de deltagende sogne enkeltvis er berettiget til
• mindst udgøre det antal valgte medlemmer, som det samlede antal folkekirkemedlemmer i de deltagende sogne ville berettige til.

Hvert sogn skal dog mindst have 1 valgt medlem.

Menighedsrådet kan finde antallet af folkekirkemedlemmer på sognets side på www.sogn.dk under fanen ’fakta om sognet’.

Fastsættelse af antallet af menighedsrådsmedlemmer sker efter følgende model:

Eksempel:

Menighedsråd A og menighedsråd B har besluttet sig for at sammenlægge deres to menighedsråd til ét fælles menighedsråd. I sognene er der til sammen 1.600 folkekirkemedlemmer, fordelt på 650 folkekirkemedlemmer i sogn A og 950 folkekirkemedlemmer i sogn B. Det nye fælles menighedsråd skal derfor mindst bestå af mellem 6 medlemmer, som er det antal valgte medlemmer, som det samlede antal folkekirkemedlemmer i de deltagende sogne ville berettige til, eller maksimalt 10 medlemmer, som er summen af det antal valgte medlemmer, som de deltagende sogne er berettigede til. Menighedsrådene kan derfor godt beslutte, at der i det nye fælles menighedsråd skal være 8 medlemmer, og at der vælges 4 fra hvert sogn.

Når flere sogne har fælles menighedsråd, kan valgbestyrelsen beslutte, at valgforsamlingen afholdes fælles for disse sogne. Men opstilling af kandidater og stedfortrædere - og afstemning om disse - skal på valgforsamlingen ske særskilt for det enkelte sogn (§ 6 a, stk. 2).

Ved udtræden af menighedsrådet kan én stedfortræder fra det ene sogn ikke overtage en plads for det anden sogn eller omvendt.

4. Tjekliste – hvad skal beslutningen til biskoppen indeholde?

Beslutningen om fælles menighedsråd skal fremsendes ad tjenstlig vej via provstiudvalget til biskoppen. Ansøgningen skal indeholde følgende oplysninger:

• Navne på de menighedsråd, som fremover ønsker fælles menighedsråd
• Hvor mange menighedsrådsmedlemmer, der skal være i det fælles menighedsråd
• Hvor mange menighedsrådsmedlemmer, der skal vælges fra hvert sogn
• Navn for det nye fælles menighedsråd
• Udskrift fra menighedsrådsprotokoller, hvor beslutningen er truffet
• Underskrevet referat fra menighedsmøde, hvor beslutningen er truffet
• Om der skal være mere end én kirkeværge
• Hvornår sammenlægningen skal træde i kraft
• Provstiudvalgets udtalelse

5. Ikrafttræden

Beslutningsfasen i råd og menighed, jf. ovenfor, skal være afsluttet minimum 2-3 måneder inden sammenlægningen skal være effektueret. 

Ligeledes tager det tid at etablere nyt CVR-nr., kirkekasse mv., jf. næste afsnit.

Hvis sammenlægningen skal effektueres sammen med et menighedsrådsvalg, anbefales det, at processen starter i efteråret og er afsluttet senest i foråret inden valget. Fristen for at melde ændringer ind til biskoppen til valget i 2024 var 1. april 2024.

6. Økonomi

Kirkeministeriet har i juli 2020 lavet vejledninger om CVR-nr., momsregistrering, valg af kirkekasse m.v. i forbindelse med oprettelse af fælles menighedsråd. Disse kan fås ved henvendelse til dit lokale stift.

Det følger af § 1 i lov om folkekirkens økonomi, at der ved hvert menighedsråd oprettes en kirkekasse, som bestyres af menighedsrådet.

Der kan ved hvert menighedsråd kun være én kirkekasse. Det er således ikke en mulighed at fortsætte med flere kirkekasser under et fælles menighedsråd. Ved sammenlægninger er det derfor nødvendigt at tage stilling til, hvor den regnskabsmæssige registrering skal ske.

På samme måde er et menighedsråd én juridisk enhed, som derfor kun kan have et CVR-nummer. Når alle indberetninger er afsluttet på et CVR-nummer, bør dette derfor nedlægges. Der kan under et CVR-nummer oprettes flere p-numre, som beskriver produktionsenheder. Er der flere arbejdssteder tilknyttet den juridiske enhed, er der krav om, at der skal oprettes et p-nummer for hvert arbejdssted. Eksempler på flere arbejdssteder kan være en eller flere kirkegårde, sognehuse og kirker.

Menighedsrådet kan, såfremt det ønskes, bruge en af de hidtidige kirkekasser som kirkekasse for det sammenlagte menighedsråd. Menighedsrådene skal dog have lukket regnskabet for de måneder, hvor menighedsrådet ikke er sammenlagt, før det fælles menighedsråd kan fortsætte med en hidtidig kirkekasse.

Menighedsrådene bør kontakte deres løncenter mindst 2 måneder, inden sammenlægningen skal slå igennem med henblik på at sikre lønudbetalinger mv.

7. Hvad sker der med medarbejderne ved sammenlægningen

Når menighedsråd bliver lagt sammen, sker der en virksomhedsoverdragelse af medarbejderne. Reglerne i virksomhedsoverdragelsesloven finder derfor anvendelse i forhold til personalet.

Beslutningen om sammenlægning af menighedsråd og den deraf følgende virksomhedsoverdragelse kan skabe utryghed og usikkerhed hos de berørte medarbejdere. Det er derfor vigtigt, at der er ledelsesmæssigt fokus på medarbejderhåndtering i forbindelse med processen, sådan at de føler sig orienteret og inddraget.

Ved en sammenlægning overgår medarbejderne som udgangspunkt til det nye fælles menighedsråd på samme vilkår og rettigheder, som de havde i forud for sammenlægningen.

7.1. Samme vilkår

Når medarbejderne overgår på samme vilkår, skal der ikke ske varsling om sammenlægningen. Alle medarbejdere skal imidlertid have et tillæg til deres ansættelsesbeviser, hvoraf fremgår, at arbejdsgiver fremadrettet er det fælles menighedsråd.

På Juridisk Afdelings hjemmeside findes en skabelon for tillæg til ansættelsesbevis, som menighedsråd kan benytte sig af.

Ansættelsesbeviset skal udsendes senest en måned efter, at ændringen er trådt i kraft. 

Menighedsrådet skal give medarbejderne oplysninger om alle væsentlige vilkår for ansættelsesforholdet, herunder fx menighedsrådets og medarbejdernes navn og adresse samt arbejdsstedets beliggenhed. I mangel af fast arbejdssted skal menighedsrådet give oplysning om, at beskæftigelsen knytter sig til flere steder.

7.2. Ændrede vilkår

Medarbejdere, der forud for sammenlægningen ikke var omfattet af en overenskomst-/organisationsaftale, kan ved sammenlægningen til én arbejdsgiver blive omfattet af en overenskomst-/organisationsaftale. Dette kan fx være tilfældet, hvis en medarbejder er ansat ved to menighedsråd, som bliver sammenlagt til et fælles menighedsråd, og det samlede timeantal ved det fælles menighedsråd medfører, at overenskomsten finder anvendelse. Hvis dette er tilfældet, skal de have nye ansættelsesvilkår, der ikke må være ringere end de gamle, og der skal laves nye ansættelsesbeviser.

Det kan godt lade sig gøre at ændre ansættelsesvilkårene for medarbejdere i forbindelse med sammenlægning af menighedsråd. Menighedsrådet skal dog være opmærksom på, at der eventuelt skal foretages høring og varsling med det almindelige opsigelsesvarsel.

Væsentlige ændringer skal varsles med et varsel, der svarer til den pågældendes opsigelsesvarsel. Menighedsrådet må regne med en varslingsperiode på op til 6 måneder.

Ikke-væsentlige ændringer skal der blot gives meddelelse om.

Menighedsrådet skal være opmærksom på, at der kan være grund til at afholde lønforhandling, hvis vilkårene bliver ændret.

7.3. Tjenestemænd

Nogle kirkefunktionærer er tjenestemænd, og der gælder særlige regler for dem.

En tjenestemand har efter tjenestemandslovens § 42 pligt til at underkaste sig forandringer inden for ansættelsens omfang og beskaffenhed, så længe det ikke ændrer tjenestens karakter og ikke medfører, at stillingen ikke længere kan anses som passende for den pågældende.

Det kan være nødvendigt, at det nye menighedsråd søger Kirkeministeriet om en omdannelse af tjenestemandsstillingen, således ansættelsesområdet udvides og ændres til at omfatte begge sogne i stedet for kun det ene. Der skal i den forbindelse redegøres for, at den pågældende tjenestemand ikke skal arbejde mere, end den eksisterende kvote tillader. Der kan evt. argumenteres for, at evt. tilført arbejde kan indeholdes inden for den eksisterende kvote, hvis der er ”luft” i den eksisterende stilling. Der kan desuden være grund til at afholde lønforhandling, hvis vilkårene bliver ændret.

Hvis stillingen helt nedlægges, har tjenestemænd ret til 3 års fuld løn.

8. Ophør af fælles menighedsråd

Hvis menighedsrådene efter en periode finder ud af, at man alligevel ikke ønsker fælles menighedsråd, kan det godt lade sig gøre igen at blive to eller flere separate menighedsråd.

Når et fælles menighedsråd skal ophøre, gælder samme procedure som ved etableringen af det fælles menighedsråd.

Menighedsrådet skal holde et møde, hvor man beslutter, at det fælles menighedsråd skal ophøre, og at man igen ønsker at blive to eller flere separate menighedsråd. Herefter skal der afholdes menighedsmøder i hvert sogn, hvor der stemmes om beslutningen. For nærmere oplysning om proceduren henvises til denne vejlednings afsnit 2.

Opmærksomheden henledes på, at såfremt et fælles menighedsråd ønskes opløst før udløbet af rådets funktionsperiode, da skal der foretages nyvalg i de respektive menighedsrådskredse, for at vælge repræsentanter til de nye menighedsråd.

9. Hvis du vil vide mere

Liste over lovgivning, der er henvist til:

• Lovbekendtgørelse nr. 1299 af 11. august 2023 om menighedsråd  
• Lovbekendtgørelse nr. 511 af 18. maj 2017 om tjenestemænd
• Lovbekendtgørelse nr. 710 af 20. august 2002 om lønmodtageres retsstilling ved virksomhedsoverdragelse
• Lovbekendtgørelse nr. 12 af 8. januar 2020 med senere ændringer om valg til menighedsråd