200125
1. Offentlig adgang til møder i menighedsråd og provstiudvalg, herunder budgetsamråd
Det følger af menighedsrådslovens § 23, stk. 1, 1. pkt., at menighedsrådets møder er offentlige. På samme måde følger det af økonomilovens § 17b, stk. 6, 1. pkt., at provstiudvalgets møder er offentlige. Endelig følger det af økonomilovens § 5, stk. 2, at budgetsamrådet er offentligt. Dette gælder også i de tilfælde, hvor flere provstier holder fælles budgetsamråd.
Alle har ret til at overvære møderne. Der kan således ikke stilles krav om medlemskab af folkekirken eller særlig interesse i en bestemt sag. Det betyder, at pressen også har adgang til at deltage i møderne. Selvom møderne er offentlige, sker det dog relativt sjældent, at der er tilhørere til møderne, medmindre der er en særlig sag på dagsordenen, som optager lokalområdet.
Selvom den altovervejende hovedregel er, at menighedsrådsmøder, provstiudvalgsmøder og budgetsamråd er offentlige, er der dog visse møder, der ikke holdes som offentlige møder. Det gælder primært forberedende møder i budgetsamråd eller møder i udvalg, hvor der ikke træffes egentlige beslutninger, men laves forberedende arbejde til fremlæggelse til menighedsrådets eller provstiudvalgets beslutning.
Nedenfor gennemgås de tilfælde, hvor offentligheden ikke har adgang til at overvære møder.
1.1 Udvalgsmøder
Udvalgsmøder er ikke offentlige, da der ikke træffes egentlige beslutninger på møderne. Offentligheden er derfor udelukket fra at være til stede under udvalgsmøderne.
Der er ikke mulighed for at beslutte, at udvalgsmøderne skal være offentlige.
1.2 Forberedende møder
Forberedende møder, hvor der ikke træffes egentlige beslutninger, er ikke underlagt krav om offentlighed. Der er som udgangspunkt ikke regler eller grænser for, hvad der kan drøftes på de forberedende møder, så længe selve beslutningen henlægges til de offentlige møder.
De indledende og overordnede drøftelser om fx fordelingen af ligningsmidlerne kan som udgangspunkt ske på lukkede, forberedende møder.
Det er naturligvis vigtigt, at menigheden/offentligheden ikke afskæres fra også at deltage i drøftelsen af overordnede visioner og udviklingsplaner for sognet/provstiet. Der kan ikke opstilles faste retningslinjer for, hvad der kan drøftes i lukkede forum, og hvad der skal ske på et offentligt møde. Det må være en konkret vurdering, hvor det væsentlige er at sikre sig, at menigheden/offentligheden får mulighed for at få indflydelse og deltage i drøftelsen – og kende baggrunden for de beslutninger og planer, der vedtages på de offentlige møder.
Der skal udvises forsigtighed i forhold til at holde for mange lukkede og formaliserede møder, så de offentligt tilgængelige møder alene bliver en formel øvelse i at vedtage det, der allerede er besluttet på de forberedende møder. Jo flere formøder, koordinerende møder m.v., der afholdes (også mellem provstier), jo større ensretning og jo mindre lokalt demokrati bliver der.
1.3 Lukkede punkter
Menighedsrådet (§ 23, stk. 1) og provstiudvalget (§ 17b, stk. 6) kan bestemme, at en sag skal behandles for lukkede døre, altså som et lukket punkt på dagsordenen, når dette findes nødvendigt eller ønskeligt på grund af sagens beskaffenhed.
Spørgsmål om, hvorvidt en sag skal behandles for lukkede døre, afgøres ud fra en konkret og saglig vurdering af den enkelte sags beskaffenhed. Sager om køb og salg af fast ejendom og sager, som omhandler personfølsomme oplysninger, skal som udgangspunkt behandles for lukkede døre.
Et punkt kan både være lukket, inden man går i gang med behandlingen af punktet, men det kan også ske, at menighedsrådet under en drøftelse af økonomien i sognet går over til at drøfte besparelser, ved eventuelt at afskedige medarbejdere, og at resten af punktet derfor behandles for lukkede døre.
Når en sag behandles for lukkede døre, er offentligheden udelukket fra at være til stede under forhandlingerne.
1.3.1 Andres deltagelse i menighedsrådsmøderne
Menighedsrådsloven (§ 23, stk. 1) og økonomiloven (§ 17b, stk. 6) giver menighedsrådet og provstiudvalget mulighed for at tillade ansatte adgang til at deltage i behandling af sager for lukkede døre. Menighedsrådet og provstiudvalget kan give den ansatte tilladelse til at udtale sig om sagen til brug for sagens behandling. Menighedsrådet og provstiudvalget kan beslutte, at kordegnen som sekretær for menighedsrådet og provstisekretæren som sekretær for provstiudvalget også er sekretær under behandlingen af sager for lukkede døre. Den ansatte, som deltager i behandlingen af en sag for lukkede døre, vil naturligvis være underlagt tavshedspligt på samme måde som medlemmer af menighedsrådet og provstiudvalget.
Menighedsrådet og provstiudvalget kan desuden tilkalde andre personer til at overvære en sags behandling for lukkede døre, når det er ønskeligt af hensyn til sagens oplysning. Det kan fx være repræsentanter for tilsynet eller provstiets bygningssagkyndige.
1.4 Må man optage lyd eller video fra et møde?
Der antages ikke at være adgang til at tage billeder eller lave videooptagelser fra hverken menighedsrådsmøder, provstiudvalgsmøder eller møder i budgetsamrådet, medmindre de tilstedeværende medlemmer af menighedsrådet, provstiudvalget eller budgetsamrådet har givet samtykke hertil. Menighedsrådet og provstiudvalget kan vælge at indsætte en bestemmelse om lydoptagelser og/eller videooptagelser i deres forretningsorden.
2. Retten til indsigt i drøftelser fra lukkede punkter
Bestemmelserne i menighedsrådsloven og økonomiloven regulerer kun offentlighedens adgang til at overvære møderne. Hvis en borger, journalist eller lignende søger om indsigt i drøftelser og/eller dokumenter fra lukkede punkter, må der træffes afgørelse efter de almindelige regler om retten til aktindsigt. Det vil som oftest være en anmodning, der skal behandles efter reglerne i offentlighedsloven – helt undtagelsesvist kan det være efter forvaltningslovens regler om retten til partsaktindsigt, hvis der fx er tale om en borger, som er part i en sag.[LL1]
En afgørelse om ret til aktindsigt skal altid ske på baggrund af en konkret vurdering. Der kan ikke opstilles faste retningslinjer, fx at der aldrig udleveres dokumenter fra forberedende møder (dette vil være at sætte skøn under regel). Se i øvrigt vejledninger om aktindsigt efter offentlighedsloven og forvaltningsloven på Juridisk Afdelings hjemmeside.
Hovedreglen om retten til aktindsigt efter offentlighedslovens § 7 er, at enhver kan forlange at blive gjort bekendt med dokumenter, der er indgået til eller oprettet af en myndighed m.v. som led i administrativ sagsbehandling i forbindelse med dens virksomhed.
2.1 Hvilke dokumenter og sager er omfattet af retten til aktindsigt
Alle dokumenter og journaler i en sag skal som udgangspunkt udleveres. Hvis kun en del af dokumentet kan undtages fra aktindsigt, skal der meddeles aktindsigt i dokumentets øvrige indhold, så længe dokumentet er læsbart og stadig giver mening. Enhver kan desuden forlange et datatræk, hvis trækket kan foretages ved få og enkle kommandoer, dvs. en sammenstilling af oplysninger i databasen.
Pligten til at meddele oplysninger er begrænset af bestemmelserne om tavshedspligt.
2.2 Afslag på aktindsigt i visse dokumenter
I visse tilfælde vil der kunne gives afslag på aktindsigt med begrundelse i reglerne i offentlighedslovens §§ 19-35. Det drejer sig om følgende typer dokumenter:
- Interne dokumenter, dvs.
- dokumenter, der ikke er afgivet til udenforstående
- Når man afgiver dokumenter til udenforstående, mister dokumenterne deres interne karakter, medmindre afgivelsen sker af retlige grunde, til forskningsmæssig brug eller af andre lignende grunde.
- dokumenter, der udveksles i forbindelse med økonomiske eller politiske forhandlinger.
- dokumenter, der ikke er afgivet til udenforstående
- Dokumenter, der udveksles i forbindelse med, at en myndighed udfører sekretariatsopgaver for en anden myndighed.
- Materiale, der tilvejebringes som grundlag for udarbejdelse af offentlig statistik eller videnskabelige undersøgelser.
- Oplysninger om enkeltpersoners private, herunder økonomiske, forhold.
- Oplysninger om tekniske indretninger eller fremgangsmåder eller om drifts- eller forretningsforhold el.lign., for så vidt det er af væsentlig økonomisk betydning for den person eller virksomhed, oplysningerne angår, at anmodningen ikke imødekommes.
Retten til aktindsigt kan begrænses, når det er nødvendigt til beskyttelse af væsentlige hensyn til:
- Gennemførelse af offentlig kontrol, regulerings- eller planlægningsvirksomhed.
- Det offentliges økonomiske interesser, herunder udførelsen af det offentliges forretningsvirksomhed.
- Forskeres og kunstneres originale ideer samt foreløbige forskningsresultater og manuskripter.
- Private og offentlige interesser, hvor hemmeligholdelse efter forholdets særlige karakter er påkrævet.
2.3 Dokumenter, hvor der skal gives aktindsigt
- Interne dokumenter, som foreligger i endelig form, når:
- dokumenterne alene gengiver indholdet af den endelige beslutning vedrørende en sags afgørelse,
- dokumenterne alene indeholder en gengivelse af oplysninger, som der har været pligt til at notere,
- dokumenterne er selvstændige dokumenter, der er udarbejdet for at tilvejebringe bevismæssig eller anden tilsvarende klarhed med hensyn til en sags faktiske omstændigheder,
- dokumenterne indeholder generelle retningslinjer for behandlingen af bestemte sagstyper eller
- dokumenterne indeholder en systematiseret gengivelse af praksis på bestemte sagsområder.
- Oplysninger om en sags faktiske grundlag, i det omfang oplysningerne er relevante for sagen, og i det omfang det ikke vil nødvendiggøre et uforholdsmæssigt ressourceforbrug.
- Oplysninger om eksterne faglige vurderinger
Hvis I er i tvivl om hvilke dokumenter der er omfattet af en given aktindsigtsanmodning, er I velkomne til at kontakte det lokale stift for vejledning.
2.4 Meroffentlighed
Hvis der undtages enkelte dokumenter, eller der giver afslag i sager, skal det altid overvejes, om man på trods af begrænsningerne i loven skal give aktindsigt i videre omfang, end hvad der følger af bestemmelserne, hvilket kaldes meroffentlighedsprincippet (§ 14). Her skal der foretages en afvejning af på den ene side de hensyn, der ligger til grund for bestemmelsen, og på den anden side den berettigede interesse, parten har i, at anmodningen om aktindsigt kan imødekommes.
2.5 Frist for behandling af anmodning om aktindsigt
En anmodning om aktindsigt skal færdigbehandles inden 7 arbejdsdage efter modtagelsen. Hvis det er en anmodning, som nemt kan behandles, skal det ske inden 1-2 arbejdsdage.
Hvis det undtagelsesvis ikke er muligt at overholde 7-dages fristen, skal den, der har anmodet om aktindsigt, underrettes om grunden til fristoverskridelsen og om, hvornår anmodningen kan forventes færdigbehandlet.
Aktindsigtsanmodningen kan afslås, hvis behandlingen af anmodningen vil nødvendiggøre et uforholdsmæssigt ressourceforbrug, eller anmodningen må antages at skulle tjene et retsstridigt formål eller lignende. Der træffes afgørelse herom.
3. Hvis du vil vide mere
Liste over lovgivning, der er henvist til;
Øvrigt materiale:
4. Hjælp og vejledning
Har I brug for hjælp og vejledning, er der mulighed for at kontakte det lokale stift.
