Offentlighedens adgang til møder og aktindsigt

Juridisk afdeling i Aarhus, Aalborg og Viborg stifter har ud- arbejdet denne folder, der kort beskriver, hvornår der er offentlig adgang til møder, og hvilke dokumenter, der kan eller skal offentliggøres.

Version 3, 2023

Visse steder er der indsat henvisninger (links) til lovgivningen med angivelse af, hvilken bestemmelse (§) i loven, der er relevant. Af hensyn til læsevenligheden, er henvisningerne ikke angivet med andet end paragrafnummer.

Til slut i dokumentet er der en oversigt over det fulde regelsæt, der er henvist til.

1. Offentlig adgang til møder i menighedsråd og provstiudvalg, herunder budgetsamråd (§ 23, stk. 1, § 17b, stk. 6 og § 5, stk. 2)

Alle menighedsrådets og provstiudvalgets møder er som altovervejende hovedregel offentlige.

Møder i budgetsamrådet er offentligt tilgængelige. Det gælder også i tilfælde, hvor flere provstier holder fælles budgetsamråd.

Som det fremgår nedenfor, er der dog visse møder, der ikke holdes som offentligt tilgængelige møder. Det gælder primært forberedende møder i budgetsamråd eller møder i udvalg, hvor der ikke træffes egentlige beslutninger, men laves forberedende arbejde til fremlæggelse til menighedsrådets/provstiudvalgets beslutning.

1.1 Udvalgsmøder

Udvalgsmøder er ikke offentlige, da der ikke træffes egentlige beslutninger på mødet. Offentligheden er derfor udelukket fra at være til stede under udvalgsmøderne.

Der er ikke mulighed for at beslutte, at udvalgsmøderne skal være offentlige.

1.2 Forberedende møder

Forberedende møder, hvor der ikke træffes egentlige beslutninger, er ikke underlagt krav om offentlighed. Der er som udgangspunkt ikke regler eller grænser for, hvad der kan drøftes på de forberedende møder, så længe selve beslutningen henlægges til de offentlige møder.

De indledende og overordnede drøftelser om fx fordelingen af ligningsmidlerne, kan som udgangspunkt godt ske på lukkede, forberedende møder.

Det er naturligvis vigtigt, at menigheden/offentligheden ikke afskæres fra også at deltage i drøftelsen af overordnede visioner og udviklingsplaner for provstiet/sognet. Der kan ikke opstilles helt faste retningslinjer for, hvad der kan drøftes i lukkede forum, og hvad der skal ske på et offentligt møde. Det må være en konkret vurdering, hvor det væsentlige er at sikre sig, at menigheden/offentligheden får mulighed for at få indflydelse og deltage i drøftelsen – og kende baggrunden for de beslutninger og planer, der vedtages på de offentlige møder.

Der skal udvises forsigtighed i forhold til at holde for mange lukkede og formaliserede møder, så de offentligt tilgængelige møder alene bliver en formel øvelse i at vedtage det, der allerede er besluttet på de forberedende møder. Jo flere formøder, koordinerende møder m.v., der afholdes (også mellem provstier), jo større ensretning og jo mindre lokalt demokrati.

1.3 Lukkede punkter (§ 23, stk. 1, § 5, stk. 2 og § 17b, stk. 6)

Menighedsrådet og provstiudvalget kan bestemme, at en sag skal behandles som et lukket punkt/for lukkede døre, når dette findes nødvendigt eller ønskeligt på grund af sagens beskaffenhed.

Når en sag behandles for lukkede døre, er offentligheden udelukket fra at være til stede under for- handlingerne.

2. Retten til indsigt i drøftelser på de lukkede møder og lukkede punkter

(§ 7, 19-35)
Ved begæring om indsigt i drøftelser og/eller dokumenter fra lukkede møder/punkter, må der træffes afgørelse efter de almindelige regler om retten til aktindsigt. Det vil som oftest være en anmodning, der skal behandles efter reglerne i offentlighedsloven – helt undtagelsesvist kan det være efter forvaltningslovens regler om retten til partsaktindsigt.

En afgørelse om ret til aktindsigt skal altid ske på baggrund af en konkret vurdering. Der kan ikke opstilles faste retningslinjer, fx at der aldrig udleveres dokumenter fra forberedende møder (dette vil være at sætte skøn under regel).

Hovedreglen om retten til aktindsigt efter offentlighedsloven er, at enhver kan forlange at blive gjort bekendt med dokumenter, der er indgået til eller oprettet af en myndighed m.v. som led i administrativ sagsbehandling i forbindelse med dens virksomhed.

2.1 Hvilke dokumenter og sager er omfattet af retten til aktindsigt

Alle dokumenter og journaler i en sag skal som udgangspunkt udleveres. Hvis kun en del af dokumentet kan undtages fra aktindsigt, skal der meddeles aktindsigt i dokumentets øvrige indhold, så længe, at dokumentet er læsbart og stadig giver mening. Enhver kan desuden forlange et datatræk, hvis trækket kan foretages ved få og enkle kommandoer, dvs. en sammenstilling af oplysninger i databasen.

Pligten til at meddele oplysninger er begrænset af bestemmelserne om tavshedspligt.

2.2 Afslag på aktindsigt i visse dokumenter

I visse tilfælde vil der kunne gives afslag på aktindsigt med begrundelse i reglerne i Offentlighedsloven, det drejer sig om:

Interne dokumenter, dvs.
- dokumenter, der ikke er afgivet til udenforstående
  - Når man afgiver dokumenter til udenforstående, mister dokumenterne deres interne karakter, medmindre afgivelsen sker af retlige grunde, til forskningsmæssig brug eller af andre lignende grunde
- dokumenter, der udveksles i forbindelse med økonomiske eller politiske forhandlinger.
Dokumenter, der udveksles i forbindelse med, at en myndighed udfører sekretariatsopgaver for en anden myndighed.
Materiale, der tilvejebringes som grundlag for udarbejdelse af offentlig statistik eller videnskabelige undersøgelser.
Oplysninger om enkeltpersoners private, herunder økonomiske, forhold.
Oplysninger om tekniske indretninger eller fremgangsmåder eller om drifts- eller forretnings-forhold el.lign., for så vidt det er af væsentlig økonomisk betydning for den person eller virksomhed, oplysningerne angår, at anmodningen ikke imødekommes.

Retten til aktindsigt kan begrænses, når det er nødvendigt til beskyttelse af væsentlige hensyn til:

Gennemførelse af offentlig kontrol, regulerings- eller planlægningsvirksomhed.
Det offentliges økonomiske interesser, herunder udførelsen af det offentliges forretningsvirksomhed.
Forskeres og kunstneres originale ideer samt foreløbige forskningsresultater og manuskripter.
Private og offentlige interesser, hvor hemmeligholdelse efter forholdets særlige karakter er påkrævet.

2.3 Dokumenter, hvor der skal gives aktindsigt:

Interne dokumenter, som foreligger i endelig form, når:
- dokumenterne alene gengiver indholdet af den endelige beslutning vedrørende en sags afgørelse,
- dokumenterne alene indeholder en gengivelse af oplysninger, som der har været pligt til at notere,
- dokumenterne er selvstændige dokumenter, der er udarbejdet for at tilvejebringe bevismæssig eller anden tilsvarende klarhed med hensyn til en sags faktiske omstændigheder,
- dokumenterne indeholder generelle retningslinjer for behandlingen af bestemte sagstyper eller
- dokumenterne indeholder en systematiseret gengivelse af praksis på bestemte sagsområder.
Oplysninger om en sags faktiske grundlag, i det omfang oplysningerne er relevante for sagen, og i det omfang det ikke vil nødvendiggøre et uforholdsmæssigt ressourceforbrug.
Oplysninger om eksterne faglige vurderinger

2.4 Meroffentlighed

Hvis der undtages enkelte dokumenter, eller der giver afslag i sager, skal det altid overvejes, om man på trods af begrænsningerne i loven skal give aktindsigt i videre omfang, end hvad der følger af bestemmelserne. Her skal der foretages en afvejning af på den ene side de hensyn, der ligger til grund for bestemmelsen, og på den anden side den berettigede interesse, parten har i, at anmodningen om aktindsigt kan imødekommes.

2.5 Frist for behandling af anmodning om aktindsigt

En anmodning om aktindsigt skal færdigbehandles inden 7 arbejdsdage efter modtagelsen. Hvis det er en anmodning, som nemt kan behandles, skal det ske inden 1-2 arbejdsdage.

Hvis det undtagelsesvis ikke er muligt at overholde 7-dages fristen, skal den, der har anmodet om aktindsigt, underrettes om grunden til fristoverskridelsen og om, hvornår anmodningen kan forventes færdigbehandlet.

Aktindsigtsanmodningen kan afslås, hvis behandlingen af anmodningen vil nødvendiggøre et uforholdsmæssigt ressourceforbrug, eller anmodningen må antages at skulle tjene et retsstridigt formål eller lignende. Der træffes afgørelse herom.