Version 3, 2023
Paragrafferne i vejledningen henviser til forvaltningsloven. Af hensyn til læsevenligheden, er henvisningerne ikke angivet med andet end paragrafnummer. Til slut i dokumentet er der en oversigt over det fulde regelsæt, der er henvist til.
1. Indledning
En aktindsigtsanmodning er et ønske om at se dokumenterne i en sag, en journal eller lignende.
Aktindsigtsanmodninger kan være svære at håndtere, særligt når man ikke får mange af dem. Denne vejledning er ment som en hjælp til jer.
2. Frist (§ 36, stk. 2)
En anmodning om aktindsigt skal færdigbehandles inden 7 arbejdsdage efter modtagelsen. Hvis det er en anmodning, som nemt kan behandles, skal det ske inden 1-2 dage.
Hvis det undtagelsesvist ikke er muligt at overholde 7-dages fristen, skal den, der har anmodet om aktindsigt, underrettes om grunden til fristoverskridelsen og om, hvornår anmodningen kan forventes færdigbehandlet. Ferie kan ikke begrunde en overskridelse af fristen.
Aktindsigtsanmodningen kan afslås, hvis behandlingen af anmodningen vil nødvendiggøre et uforholdsmæssigt ressourceforbrug (over ca. 25 timer).
3. Hvem (§ 7)
Alle har ret til at søge om aktindsigt efter offentlighedsloven, der er hverken krav om alder, statsborgerskab eller lignende. Den, der anmoder om aktindsigt, behøver ikke at begrunde anmodningen, ligesom anmoderen ikke selv behøver være involveret i sagen. Retten til at søge om aktindsigt tilkommer altså her enhver og ikke blot den, der er part i sagen.
Når en uvedkommende, fx journalist, beder om aktindsigt, skal I træffe afgørelse efter offentlighedslovens regler.
4. Hvordan (§ 9)
Den, der anmoder om aktindsigt, behøver ikke at begrunde anmodningen.
Der er heller ikke formkrav til, hvordan en aktindsigtsanmodning skal udformes, og den kan derfor både være mundtlig og skriftlig. Ved mundtlig anmodning skal menighedsrådet lave et notat om anmodningen på sagen.
Det betyder også, at anmoderen ikke behøver skrive ordret, at der anmodes om aktindsigt. Det vil altså være tilstrækkeligt, at anmoderen skriver, at han eller hun gerne vil modtage sagens dokumenter eller gerne vil se de dokumenter, der har betydning i sagen.
Aktindsigtsanmodningen skal indeholde de oplysninger, som er nødvendige, for at den sag eller de dokumenter, der ønskes aktindsigt i, kan identificeres, og den skal angive det tema, sagen eller dokumentet vedrører.
5. Hvilke dokumenter og sager
Retten til aktindsigt omfatter alle de dokumenter og oplysninger, der indgår i den administrative sagsbehandling. Dokumenter er både breve, kort, fotos, elektronisk post, og andre elektroniske dokumenter mv. Vi vil nedenfor gennemgå nogle af de typiske eksempler på aktindsigt.
I kan finde skabeloner til afgørelser under bilag til denne vejledning.
5.1. Dokumentoversigt (§§ 10-12)
Retten til aktindsigt omfatter også en oversigt over de dokumenter, der er i en sag. Det gælder, uanset om journalen mv. føres manuelt eller elektronisk.
Menighedsrådet kan ikke give afslag med henvisning til, at aktlisten har karakter af et internt dokument, eller at nogle af sagens dokumenter, som også optræder på aktlisten, er undtaget fra aktindsigt. Et sådant afslag kan alene meddeles, hvis aktlisten indeholder oplysninger, der i sig selv er undtaget fra aktindsigt.
5.2. Interne dokumenter (§§ 23 og 26)
Menighedsrådet kan give afslag på aktindsigt i interne dokumenter.
Menighedsrådet bør give aktindsigt i interne dokumenter, der er afgivet til udenforstående. Dokumenterne har nemlig ved videregivelsen mistet deres interne karakter.
Menighedsrådet bør give aktindsigt i interne dokumenter, som foreligger i endelig form, når dokumenter
- alene gengiver indholdet af den endelige beslutning vedrørende en sags afgørelse,
- alene indeholder en gengivelse af oplysninger, som der har været pligt til at notere,
- er selvstændige dokumenter, der er udarbejdet for at tilvejebringe bevismæssig eller anden tilsvarende klarhed med hensyn til en sags faktiske omstændigheder,
- indeholder generelle retningslinjer for behandlingen af bestemte sagstyper eller
- indeholder en systematiseret gengivelse af praksis på bestemte sagsområder.
5.3. Priser på honorar og byggeopgaver (§ 30, nr. 2)
Menighedsrådet kan undtage oplysninger om drifts- eller forretningsforhold, når det er af væsentlig økonomisk betydning for den person eller virksomhed, oplysningerne angår, at anmodningen ikke imødekommes.
For at undtage oplysninger fra aktindsigt er det ikke tilstrækkeligt, at menighedsrådet bare konstaterer, at oplysningerne omhandler drifts- og forretningsforhold. Menighedsrådet skal foretage en konkret vurdering af, om udlevering af oplysningerne vil indebære en nærliggende risiko for, at virksomheden/personen vil lide økonomisk skade af (nogen) betydning.
En generel angivelse af hensynet til konkurrencemæssige forhold på det pågældende område er ikke i sig selv nok til at meddele afslag på aktindsigt.
Det er derfor ikke nok, at en oplægsholder/byggefirma oplyser menighedsrådet, at udlevering af oplysningerne vil stille dem i en svær forhandlingsposition ift. fremtidige forhold, hvis prisen bliver offentligt kendt.
Menighedsrådet kan inddrage hensynet, om prisen forhandles individuelt, og om der er givet rabat til menighedsrådet, som der normalt ikke ville blive givet. Derudover kan menighedsrådet lægge vægt på, om prisen på anden måde vil blive offentliggjort, fx i regnskabet.
Ombudsmanden har tidligere udtalt sig i en lignende sag: Microsoft Word - 2018-6 (ombudsmanden.dk)
Menighedsrådet bør altid inddrage parterne i sagen, inden afgørelsen bliver truffet.
5.4. Tekniske indretninger i byggeopgaver (§ 30, nr. 2)
Menighedsrådet kan undtage oplysninger om tekniske indretninger, når det er af væsentlig økonomisk betydning for den person eller virksomhed, oplysningerne angår, at anmodningen ikke imødekommes.
For at undtage oplysninger fra aktindsigt er det ikke tilstrækkeligt, at menighedsrådet bare konstaterer, at oplysningerne omhandler tekniske indretninger.
Menighedsrådet skal foretage en konkret vurdering af, om udlevering af oplysningerne vil indebære en nærliggende risiko for, at virksomheden/personen vil lide økonomisk skade af (nogen) betydning.
Det kan fx dreje sig om, at en virksomhed bruger noget helt specielt til opbygning, som ikke bruges af andre i branchen.
En generel angivelse af hensynet til konkurrencemæssige forhold på det pågældende område er ikke i sig selv nok til at meddele afslag på aktindsigt.
Menighedsrådet bør altid inddrage parterne i sagen, inden afgørelsen bliver truffet.
5.5. Køb af fast ejendom som lukket punkt (§ 33, nr. 3)
Menighedsrådets behandling af køb og salg af fast ejendom behandles som et lukket punkt på menighedsrådsmøde. Referat og bilag fra dette punkt kan derfor undtages fra aktindsigt.
Det skyldes, at retten til aktindsigt kan begrænses, når det er nødvendigt til beskyttelse af væsentlige hensyn til offentliges økonomiske interesser, herunder udførelsen af det offentliges forretningsvirksomhed.
5.6. Ansættelsessager (§ 21)
Menighedsrådet bør give afslag i
sager om ansættelse eller forfremmelse i det offentliges tjeneste.
- andre sager om enkeltpersoners ansættelsesforhold i det offentliges tjeneste.
- sager om førelse af en kalender.
Menighedsrådet bør dog give aktindsigt i:
- den ansattes navn, stilling, uddannelse, arbejdsopgaver, lønmæssige forhold og tjenesterejser.
- disciplinære reaktioner i form af advarsel eller derover. Det gælder dog kun for et tidsrum af 2 år efter, at den endelige afgørelse er truffet og gælder kun for personer ansat i chefstillinger.
5.7. Oplysninger om sig selv (§ 8)
Den, hvis personlige forhold er nævnt i et dokument, kan forlange af se oplysningerne.
5.8. Private interesser (§§ 30, nr. 1 og 33, nr. 5)
Retten til aktindsigt kan begrænses, når det er nødvendigt til beskyttelse af væsentlige hensyn til private, hvor hemmeligholdelse efter forholdets særlige karakter er påkrævet. Det samme gælder oplysninger om enkeltpersoners private, herunder økonomiske, forhold.
Menighedsrådet bør altid inddrage parterne i sagen, inden afgørelsen bliver truffet.
5.9. Kunstneres originale ideer (§ 33, nr. 4)
Retten til aktindsigt kan begrænses, når det er nødvendigt til beskyttelse af væsentlige hensyn til kunstneres originale ideer.
Menighedsrådet kan derfor give afslag på aktindsigt i en kunstners forslag til udsmykning i kirken og lignende.
Menighedsrådet bør altid inddrage kunstneren i sagen, inden afgørelsen bliver truffet.
6. Meroffentlighed (§ 14)
Hvis der undtages enkelte dokumenter fra aktindsigt, eller der kan gives afslag på aktindsigt, skal menighedsrådet altid overveje, om menighedsrådet skal give aktindsigt i videre omfang, end hvad der umiddelbart følger af lovens bestemmelser.
Her skal der foretages en afvejning af på den ene side de hensyn, der ligger til grund for bestemmelsen, og på den anden side den berettigede interesse, parten har i, at anmodningen om aktindsigt kan imødekommes.
7. Hvis du vil vide mere
Liste over lovgivning, der er henvist til:
Bekendtgørelse nr. 145 af 24. februar 2020 af lov om offentlighed i forvaltningen
For partsaktindsigten, der er mere omfattende end den almindelige aktindsigt efter offentlighedsloven, har Juridisk Afdeling også udfærdiget en vejledning, som du kan finde på Juridisk Afdelings hjemmeside: stiftsjura.dk
Menighedsrådene kan også læse meget mere om aktindsigt på Aktindsigtshaandbogen.dk
8. Hjælp og vejledning
Har menighedsrådet eller provstiudvalget brug for hjælp og vejledning, er der mulighed for at kontakte det lokale stift.
